نظام تتبع الشرائح

برنامج إدارة الشرائح من إليفا يتتبع شرائح الجوال التي تعطيها الشركة لموظفيها في السعودية: اي موظف يحمل اي خط، وباقته وتكلفته الشهرية، ومن استلمه قبله، والموظفين بدون شريحة، وفواتير كل مزود وسدادها والتجديدات القادمة. يعمل على كل المشغلين في نظام واحد، ويباع برخصة بدون رسوم على كل خط.

باختصار

• سجل للشرائح يضم المزود والباقة والسعر الشهري ودورة التجديد وتاريخ التفعيل والحالة (نشطة أو موقوفة أو مفقودة أو ملغاة).
• تسليم الشرائح ونقلها وإعادتها كفترات مؤرخة: مستلم واحد للشريحة، وشريحة واحدة للموظف، في أي يوم.
• فواتير المزودين ببند لكل شريحة، ودفعات متعددة للفاتورة الواحدة، وإرفاق الفاتورة الممسوحة.
• لوحة تحكم وثمانية تقارير قابلة للتصدير إلى Excel: مخزون الشرائح، والتسليمات السارية، وموظفون بلا شريحة، والتكلفة لكل موظف، والإنفاق حسب المزود، وأعمار الفواتير، وشرائح بلا فاتورة، والتجديدات القادمة.
• موظفون محدثون من نظام الدوام، وملخص تذكيرات يومي، وأدوار بمصفوفة صلاحيات، وتحقق بخطوتين، وسجل تدقيق لكل تغيير.

كيف يباع النظام: رخصة وصيانة، بدون اشتراك شهري

معظم البرامج المنافسة اشتراك شهري يحاسبك على كل خط او مستخدم، فتزيد الفاتورة كلما كبرت شركتك. نحن نبيع النظام بطريقة مختلفة:

• رخصة مرة واحدة او اشتراك سنوي ثابت: سعر معروف من البداية، لا يتغير مع عدد الخطوط او المستخدمين.
• نسبة صيانة سنوية: تغطي الدعم والتحديثات واصلاح الاخطاء.
• نسخة مستقلة لشركتك: تركب على خادمك داخل شبكتك، فتبقى بياناتك عندك ويمكن ان تكون داخل المملكة.
• عربي وانجليزي: الواجهة العربية من اليمين الى اليسار، مع واجهة انجليزية كاملة لنفس البيانات.

السعر يتحدد حسب الوحدات التي تحتاجها وطريقة التركيب. اطلب عرض توضيحي ونرسل لك عرض السعر بعده.

لماذا لا تكفي بوابات المشغلين وExcel؟

بوابات اعمال المشغلين في السعودية تعرض خطوط مشغل واحد فقط، ومبنية على الخط وليس على الموظف، فلا تعرف منها من استلم الشريحة ولا تكلفة كل موظف او مشروع على كل المشغلين. وملف Excel لا يحفظ تاريخ التسليم ولا ينبه للتجديد. Eleva SIM Tracking يجمع الخطوط من كل المشغلين في عهدة واحدة لكل موظف، مع تكلفة كل موظف ومزود وتقادم الفواتير.

ما المشكلات التي يحلها برنامج إدارة الشرائح هذا؟

في كثير من الشركات تعيش قائمة خطوط العمل في ملف Excel يحدثه أحدهم حين يتذكر. ينتقل الخط من مهندس إلى زميله في الموقع، ويبقى الملف على الاسم الأول. يغادر موظف فتغادر شريحته معه. وتظهر شريحة موقوفة في الفاتورة، أو لا يظهر خط نشط فيها أصلا، ولا ينتبه أحد لأن الفاتورة تسدد رقما واحدا.

يسد النظام هذه الفجوات بتسجيل كل شريحة مرة واحدة مع سجلها الكامل، وباستنتاج من يحملها من فترات التسليم لا من خانة نصية يكتبها أي شخص. وتدخل الفواتير بندا بندا على سجلات الشرائح نفسها، فيصبح الفرق بين «ما لدينا في الخدمة» و«ما فوتره المزود» تقريرا جاهزا بدل التخمين.

كيف يعمل النظام: رحلة الخط داخل الشركة

1. مزودو الخدمة والباقات والشرائح

تبدأ بإضافة كل مزود ببيانات التواصل ورقم حسابك لديه، ثم باقاته. لكل باقة سعر شهري ودورة تجديد بالأيام (30 يوما افتراضيا، من يوم واحد حتى 3,650 يوما). ثم تضاف الشرائح واحدة واحدة أو تستورد من ملف Excel أو CSV يصل إلى 2,000 صف. ويفحص الملف كاملا: إما أن تكون كل الصفوف صحيحة فتستورد، أو لا يستورد شيء وتظهر الأخطاء صفا صفا.

2. التسليم والنقل والإعادة

التسليم يعطي موظفا نشطا خطا ابتداء من تاريخ معين، بلا نهاية أو حتى تاريخ انتهاء. والنقل يعطي خطا يحمله موظف لموظف آخر في خطوة واحدة: تنتهي فترة المستلم الحالي في اليوم السابق لبداية الفترة الجديدة. والإعادة تنهي الفترة في تاريخ الإعادة، فيعود الخط إلى المخزون من اليوم التالي. ولا يمكن أن تتداخل فترتان للشريحة نفسها أو للموظف نفسه.

3. حالة الخدمة

الحالة هي حالة خدمة الخط لدى المزود. وتغيير حالة شريحة مسلمة إلى موقوفة أو مفقودة أو ملغاة يسترجعها من مستلمها في الخطوة نفسها ويحذف الحجوزات القادمة. وتظهر هذه الشريحة «خارج الخدمة» ولا يمكن تسليمها حتى تعود نشطة.

4. الفواتير والدفعات

تسجل كل فاتورة مزود برقمها وتاريخها وتاريخ استحقاقها وفترة الفوترة، وبند لكل شريحة، والإجمالي كما ورد فيها. وقد يختلف الإجمالي عن مجموع البنود بسبب الضرائب أو الرسوم مثلا، فينبه النموذج ويسمح بالحفظ. وتسجل الدفعات على الفاتورة واحدة واحدة، وتتبعها الحالة تلقائيا: غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيا أو مدفوعة أو متأخرة.

5. التقارير والتذكيرات

تعرض لوحة التحكم أعداد الشرائح، والتكلفة الشهرية لباقات الخطوط النشطة، ورصيد الفواتير المفتوحة والمتأخرة، والتجديدات القادمة، وأحدث التسليمات. ومرة كل يوم يذكر ملخص المستخدمين بالباقات التي تتجدد قريبا والفواتير المستحقة والمتأخرة، في جرس الإشعارات وبالبريد.

وحدات النظام

• الشرائح: القائمة مع البحث بالرقم أو الرقم التسلسلي، والتصفية بالحالة والحيازة والمزود والباقة، والاستيراد والتصدير إلى Excel، وصفحة لكل شريحة فيها سجل تسليمها وتجديدها القادم وبنود فواتيرها.
• التسليمات: كل الفترات السابقة والسارية والقادمة، مع تبويبات للحالة، وعدد ما سلم وأعيد هذا الشهر، والتصدير إلى Excel.
• الموظفون: قائمة الموظفين كما هي في نظام الدوام، مع شريحة كل موظف اليوم وسجل شرائحه كاملا.
• مزودو الخدمة والباقات: بيانات التواصل وأرقام الحسابات، والباقات بسعرها الشهري ودورة تجديدها، وشرائح كل مزود حسب الحالة ورصيده المفتوح.
• الفواتير: فواتير ببنود لكل شريحة، وسجل دفعات، ومرفقات، وتبويبات حسب الحالة، وتصدير إلى Excel.
• التقارير: ثمانية تقارير، لكل منها عوامل تصفية وتصدير إلى Excel وطباعة.
• الإعدادات: الهوية، واللغة والصيغ، والمنطقة الزمنية للمكتب، والبريد، والتنبيهات، والأمان، والمستخدمون، والأدوار، وسجل التدقيق، ومفاتيح API.

في أي يوم تكون كل شريحة في حالة حيازة واحدة فقط، يستنتجها النظام من حالتها وتسليماتها:

التقارير

• مخزون الشرائح: كل شريحة بباقتها وسعرها وحالتها ومستلمها الحالي، والتكلفة الشهرية للخطوط النشطة.
• التسليمات السارية: من كان يحمل كل شريحة في يوم تختاره، ولو كان يوما سابقا مثل آخر يوم في فترة الفوترة.
• موظفون بلا شريحة: الموظفون النشطون الذين لا يحملون خطا اليوم ونسبتهم.
• التكلفة لكل موظف: السعر الشهري لكل باقة موزعا على أيام حيازة كل موظف للشريحة في الشهر.
• الإنفاق حسب المزود: فواتير سنة كاملة لكل مزود وشهر، مع المدفوع والمتبقي.
• أعمار الفواتير: الأرصدة المفتوحة مقسمة إلى: لم يحن موعدها، و1-30، و31-60، و61-90، وأكثر من 90 يوما تأخيرا.
• شرائح بلا فاتورة: الخطوط التي كانت في الخدمة خلال فترة ولا تظهر في أي فاتورة عنها، اعتمادا على سجل حالة كل شريحة.
• التجديدات القادمة: الباقات التي تتجدد خلال 7 أو 14 أو 30 أو 60 أو 90 يوما، الأقرب أولا.

الأدوار والصلاحيات والأمان

يأتي النظام بأربعة أدوار جاهزة: مدير عام، ومدير، ومدخل بيانات، ومطلع. ويمكنك إنشاء أدوارك من مصفوفة صلاحيات فيها صف لكل شاشة وإجراءات مثل العرض والإضافة والتعديل والحذف والتصدير والاستيراد، فيرى المحاسب الفواتير دون أن يلمس التسليمات، ويصدر المطلع التقارير دون أن يغير شيئا. وتتبع أرقام لوحة التحكم الصلاحيات نفسها، فقد يرى مستخدمان لوحتين مختلفتين.

• تحقق بخطوتين عبر تطبيق مصادقة، مع رموز استرداد تستخدم مرة واحدة، ويمكن فرضه على المسؤولين.
• تأكيد كلمة المرور قبل التغييرات الحساسة، وإيقاف الدخول مؤقتا بعد تكرار كلمات مرور خاطئة، ورسائل أمان لأصحاب الحسابات.
• سجل تدقيق للقراءة فقط يضم كل تغيير ودخول وتعديل إعدادات، مع القيمة قبل التغيير وبعده لكل حقل.
• مرفقات فواتير لا تفتح إلا للمستخدمين المسجلين الذين يملكون صلاحية عرض الفواتير.

الموظفون من نظام الدوام وواجهة API

لا يكتب الموظفون يدويا. يرسل نظام الدوام (Timesheet) الموظفين الجدد والتغييرات (الأسماء والأرقام الوظيفية وأرقام الإقامة والحالة) عبر واجهة REST الخاصة بالنظام، ويجلب زر مزامنة من نظام الدوام الموظفين النشطين عند الطلب. والموظف الذي يعطل في نظام الدوام تعاد شريحته في تاريخ التعطيل. وتعمل مفاتيح API باسم مستخدم محدد، بصلاحيات قراءة أو كتابة، وتنتهي بعد سنة افتراضيا. وإن احتجت إلى ربط البيانات ببرامج أخرى، فهذا جوهر خدمة تكامل الأنظمة لدينا.

خطوات البدء

1. الإعدادات: اسم الشركة وشعارها، واللغة الافتراضية، والمنطقة الزمنية للمكتب، والعملة، وخادم البريد، ومدد التذكير.
2. المزودون والباقات: أضف كل مزود ثم باقاته بسعرها الشهري ودورة تجديدها.
3. الشرائح: استورد خطوطك الحالية من قالب Excel مع تواريخ تفعيلها.
4. الموظفون: اربط نظام الدوام بمفتاح API، أو زامن عند الطلب.
5. التسليمات: سجل من يحمل كل خط اليوم.
6. المستخدمون والأدوار: امنح كل شخص الدور المناسب لعمله، ودرب الفريق بـدليل المستخدم.
7. الفواتير: أدخل فواتير المزودين القادمة بندا بندا، وسجل الدفعات عند سدادها.

جرب النظام واقرأ الدليل قبل العرض التوضيحي

• النسخة التجريبية من نظام تتبع الشرائح: النظام نفسه ببيانات تجريبية.
• دليل الاستخدام: شرح كل شاشة خطوة بخطوة بالصور، بالعربي والانجليزي.
• العرض التوضيحي: اضغط "اطلب عرض توضيحي" ونعرض لك النظام على طريقة عمل شركتك.

لمن يناسب النظام؟ ولمن لا يناسب؟

يناسب

• الشركات التي تسلم موظفيها شرائح عمل وتحتاج إلى معرفة من يحمل كل خط.
• فرق المالية والشؤون الإدارية التي تصلها فواتير شهرية من أكثر من مزود وتريد مراجعتها بندا بندا.
• المنشآت ذات الفرق الميدانية أو دوران الموظفين المرتفع، حيث تنتقل الخطوط كثيرا بين الأشخاص.

لا يناسب

• إدارة أجهزة الجوال نفسها أو البيانات عليها: النظام يتتبع الخطوط وحامليها وفواتيرها.
• شركات الاتصالات التي تفوتر مشتركيها: النظام يسجل الفواتير التي تصل شركتك.

وإن احتجت إلى تكييف النظام مع إجراءاتك، يمكننا توسيعه عبر خدمة تطوير تطبيقات الويب. تواصل معنا لترى النظام على بيانات قريبة من بياناتك.