فوترة العمالة المستأجرة: كيف تطابق الفاتورة الشهرية مع كشف الدوام

لمطابقة الفاتورة الشهرية للعمالة المستأجرة، احسب تكلفة كل عامل من تواريخه هو لا من عدد الرؤوس: السعر الشهري للفرد مقسوما إلى سعر يومي، مخصوما منه الأيام التي لم يكن فيها العامل تابعا لذلك المورد أو لم يكن نشطا، ومخصوما منه أيام الغياب المغطاة بإجازات أو حركات غياب معتمدة. وافعل ذلك من كشف دوام مقفل، حتى لا تتغير الأرقام التي بنيت عليها الفاتورة. كثير من عقود النظافة والصيانة وإدارة المرافق تقوم على عمالة توفرها شركات توريد العمالة أو التأجير، والفاتورة الشهرية هي المكان الذي تتحول فيه الثغرات الصغيرة في السجلات إلى أموال. يشرح هذا المقال أين تخطئ هذه الفواتير، وما الذي يدخل في تكلفة كل عامل، وكيف تغلق الشهر حتى تصمد الفاتورة.

الخلاصة السريعة

• فوتر لكل عامل ولكل يوم لا لكل رأس: الانضمام والانتقال والخروج في منتصف الشهر يغير المبلغ.
• العامل الذي ينتقل بين موردين خلال الشهر يظهر في فاتورة كل منهما عن أيامه معه.
• لا يخصم من التكلفة إلا الغياب المدعوم بسجل معتمد، وهذا يختصر الخلافات.
• تعامل مع الفاتورة المحسوبة قبل نهاية الشهر كتقدير، وأصدر النهائية من شهر مقفل.
• قارن العمال الفعليين بعدد العقد في كل مشروع كل شهر، لا عندما يشتكي العميل فقط.

لماذا تخطئ فواتير العمالة المستأجرة؟

أغلب الأخطاء ليست احتيالا، بل تواريخ لم تسجل، أو سجلت في ملف لا يربطه أحد بالفاتورة.

• العدد بدل الأيام. يفوتر المورد 40 عاملا لأن 40 اسما كانت في القائمة يوم 1، بينما انضم ثلاثة لاحقا وغادر اثنان قبل يوم 20.
• الانتقال بين الموردين. عامل نقل من شركة تأجير إلى أخرى في منتصف الشهر يظهر في الفاتورتين عن الشهر كاملا، أو لا يظهر في أي منهما.
• غياب يسجل متأخرا. تصل أيام المرض إلى الموارد البشرية بعد اعتماد الفاتورة، ولا يعيد أحد فتحها.
• أسعار قديمة. تغير سعر المورد، لكن العمال المضافين قبل التغيير ما زالوا بالسعر القديم.
• هدف متحرك. يعدل الكشف بعد الفوترة، فلا تتفق الفاتورة مع الكشف، ولا يستطيع أي طرف أن يثبت أيهما الصحيح.

ما الذي يدخل في التكلفة الشهرية لكل عامل مستأجر؟

أربعة عناصر، ويجب أن تأتي كلها من السجلات لا من الذاكرة:

1. السعر للفرد. المبلغ الشهري المتفق عليه مع المورد لذلك العامل. وكثيرا ما يختلف السعر حسب الجنس، فالقيمة الافتراضية المنطقية هي سعر المورد لجنس العامل، مع إمكانية تعديله لكل عامل.
2. السعر اليومي. السعر الشهري مقسوما على عدد أيام ذلك الشهر. فالشهر ذو الـ 31 يوما يعطي سعرا يوميا أقل من شهر من 28 يوما، ولهذا يجب أن يكون المقسوم عليه واضحا.
3. الأيام غير القابلة للفوترة. الأيام قبل انضمام العامل لذلك المورد، أو بعد مغادرته، أو أثناء تعطيله.
4. أيام الغياب. الأيام المغطاة بإجازات أو حركات غياب معتمدة خلال الفترة القابلة للفوترة.

وهل يخصم كل غياب من الفاتورة؟ هذا سؤال يجيب عنه العقد. بعض العقود تخصم كل يوم غياب، وبعضها الغياب غير المأذون فقط، وبعضها يشترط عاملا بديلا. اقرأ العقد أولا، ثم تأكد أن النظام يسجل أنواع الإجازات التي تهم هذا العقد.

ما السجلات التي يجب أن تكون صحيحة قبل الفاتورة؟

الفاتورة لا تكون أدق من السجل الذي تقرأ منه. راجع هذه الأربعة قبل إنشائها:

• سجل الشركات. مورد كل عامل وتاريخ بدايته معه ونهايته. وهذا ما يقسم الانتقال في منتصف الشهر على فاتورتين.
• سجل التفعيل. التواريخ التي أصبح فيها كل عامل نشطا أو غير نشط. والخروج المسجل متأخرا أسبوعا يكلف أسبوعا.
• سجل المشاريع. لا يدخل في مبلغ المورد، لكنه لازم لتحميل التكلفة على المشروع الصحيح وللإجابة عن أسئلة العميل عن العدد.
• الحركات المعتمدة. الإجازات والمرض والغياب المدخلة للشهر، دون أي طلب ينتظر قرارا.

يشرح مقالنا عن تتبع تنقلات الموظفين بين المشاريع كيف تحافظ على دقة هذه السجلات.

هل في كل مشروع العدد المنصوص عليه في العقد؟

فاتورة المورد جانب، والجانب الآخر عقدك مع عميلك، الذي يحدد غالبا عدد العمال في كل مشروع. قارن كل شهر عدد العاملين في كل مشروع بهذا العدد، عن الشهر كله أو عن فترة، مع أيام غيابهم. فالمشروع الذي يقل دائما عن العقد معرض للغرامات، والذي يزيد عليه قد يحمل عمالا لا يدفع أحد مقابلهم.

وانظر إلى متوسط الغياب اليومي إلى جانب العدد. فالمشروع المكتمل العدد الذي يغيب فيه عاملان كل يوم ينقصه عاملان في الواقع.

كيف تغلق الشهر حتى تصمد الفاتورة؟

شغل الحساب أثناء الشهر كتقدير مرحلي، فهو يعطي المالية فكرة عما هو قادم ويكشف السجلات الناقصة مبكرا. لكن لا تصدر الفاتورة النهائية إلا بعد إقفال شهر الدوام، لأنه من تلك اللحظة لا يمكن إضافة أي حركة مؤرخة في الشهر أو تعديلها أو حذفها.

وعندما تصل فاتورة المورد نفسه، قارنها بتقريرك بندا بندا: العامل والأيام والغياب والمبلغ. والفروق تعود عادة إلى تاريخ واحد، كانضمام أو نقل أو خروج، سجله طرف ولم يسجله الآخر.

ماذا يحدث حين يغير المورد سعره؟

السعر الجديد المتفق عليه مع المورد لا يصل وحده إلى العمال المسجلين لديك. فالسعر المحفوظ لكل عامل هو ما تقرأ منه الفاتورة، ولذلك يحتاج تغيير السعر إلى إجراءين: تحديث السعر الافتراضي للمورد، وهو ما يسري على العمال الذين يضافون من الآن، وتحديث السعر للفرد لكل عامل يوفره ذلك المورد حاليا. واتفق مع المورد على تاريخ سريان السعر الجديد، وأجر التغيير قبل إنشاء أول شهر يتأثر به. وإلا فسيختلف التقدير المرحلي عن فاتورة المورد بفرق السعر بالضبط، ولن يظهر الفرق إلا حين يقارن أحد الاثنين بندا بندا.

واحتفظ بالاتفاق نفسه موثقا. فحين يأتي خلاف بعد أشهر، تكون الإجابة المفيدة هي السعر وتاريخ بدايته ومن غيره في النظام.

من يرى أرقام الفوترة؟

تحتاج المالية إلى إجماليات الشركة. ويحتاج مشرفو المواقع إلى مراجعة بنود عمالهم، لأنهم يعرفون من كان في الموقع فعلا، لكنهم لا يحتاجون إلى إجمالي تكلفة كل مورد. والنظام الذي يعرض للمشرف بنود عماله فقط، دون إجماليات الشركة، يتيح له اكتشاف الأخطاء دون توسيع الاطلاع على الأرقام التجارية.

كيف يتعامل نظام إليفا مع فوترة العمالة المستأجرة؟

في نظام إدارة الدوام والإجازات من إليفا يحفظ العمال الذين توفرهم شركات التأجير في شاشة مستقلة هي موظفو التأجير. ولكل منهم سعر للفرد يعبأ تلقائيا من سعر شركته لجنسه ويمكن تعديله. ونقل العامل إلى شركة أخرى يطلب تاريخ تغيير الشركة، ويسجله سجل الشركات الخاص به.

وتعطي شاشة التقرير الشهري تقريرا لكل شركة خارجية في كل شهر، فيه عدد الموظفين وإجمالي التكلفة بعد خصم الغياب. وتكلفة كل موظف هي سعره الشهري بعد خصم الأيام التي لم يكن فيها نشطا أو تابعا لتلك الشركة، وأيام الغياب المغطاة بحركات معتمدة، والعامل الذي انتقل بين شركتين يظهر في تقرير كل شركة عن أيامه فيها. وفتح التقرير يعرض لكل موظف الراتب الشهري والراتب اليومي (السعر الشهري مقسوما على أيام الشهر) وأيام الغياب وإجمالي التكلفة، مع التصدير إلى Excel.

إنشاء تقارير الشهر الجاري يعطي تقديرا مرحليا، ويبقى التقرير مفتوحا حتى يقفل شهر الدوام الخاص به. ولا يرى المشرف إلا بنود موظفيه دون إجماليات الشركة. ويقارن تقرير عدد عقود المشاريع موظفي كل مشروع بعدد عقده خلال شهر أو فترة، مع أيام الغياب ومتوسط الغياب اليومي.

الخلاصة

تصبح مطابقة فواتير العمالة المستأجرة سهلة حين تبنى تكلفة كل عامل من التواريخ: متى كان مع المورد، ومتى كان نشطا، وأي غياب اعتمد. حافظ على هذه السجلات محدثة طوال الشهر، وابت في كل طلب منتظر، وأقفل الشهر، ثم أصدر الفاتورة أو اعتمدها. وللقائمة الكاملة لما تبحث عنه في النظام، راجع دليل اختيار برنامج الدوام والإجازات، أو تواصل معنا لتجرب شهرا من بياناتك على التقرير الشهري.

جرب نظام إدارة الدوام والإجازات بنفسك: النسخة التجريبية ببيانات تجريبية، ودليل الاستخدام خطوة بخطوة. يباع النظام برخصة مرة واحدة او اشتراك سنوي ثابت مع نسبة صيانة سنوية، ويركب على خادم شركتك بدون رسوم على كل موظف. اطلب عرض توضيحي من صفحة النظام.