لتعرف التكلفة الحقيقية لكل مركبة، سجل كل تكلفة على المركبة والسائق وتاريخ حدوثها: الإيجار أو التملك، والوقود مع قراءة العداد، والصيانة بنوعها وموعدها التالي، والمخالفات مع السائق في وقتها، والأيام التي خرجت فيها المركبة من الخدمة. ثم حدد لكل تكلفة من يتحملها: شركة التأجير أو شركتك أو السائق. معظم الأساطيل تعرف إجمالي الوقود والصيانة الشهري. لكن قليلا منها يستطيع أن يحدد أي مركبة تستهلك وقودا أكثر لكل كيلومتر، وأيها تعود إلى الورشة مرة بعد مرة، وكم استرد فعلا من السائقين عن المخالفات. يشرح هذا المقال ما الذي تسجله، وكيف تقرؤه، وأين تتسرب الأرقام عادة.
الخلاصة السريعة
- التكلفة التي لا ترتبط بمركبة وتاريخ وجهة تتحملها رقم لا يمكن التصرف بناء عليه.
- سجل قراءة العداد في كل تعبئة؛ فهي التي تحول فواتير الوقود إلى مسافة وكيلومترات لكل لتر.
- أعط الصيانة الدورية موعدا تاليا، وأغلقها بتسجيل الصيانة التالية من النوع نفسه.
- اجعل تحمل صيانة المركبات المملوكة ومخالفاتها سياسة ثابتة لا قرارا لكل حالة.
- اقرأ التكاليف لكل مركبة ولكل مشروع، لا كإجمالي للشركة فقط.
ما التكاليف التي تشكل التكلفة الحقيقية للمركبة؟
تكلفة المركبة أكبر من إيجارها أو سعر شرائها. ولقرارات الأسطول تابع على الأقل هذه البنود الستة لكل مركبة:
- الإيجار أو التملك: الإيجار محسوبا بأيام الخدمة، أو سعر عقد التملك.
- الوقود: اللترات وسعر اللتر والإجمالي في كل تعبئة.
- الصيانة: كل عمل بنوعه وتكلفته ومن دفعها.
- المخالفات المرورية: المبلغ والسائق في وقتها ومن يتحمله.
- الحوادث: الحادث والسائق والضرر، حتى لو كان الإصلاح على جهة أخرى.
- التوقف: أيام الخروج من الخدمة؛ في الإيجار تخفض الفاتورة، وفي أي مركبة تكلف التشغيل.
نادرا ما يظهر التوقف والحوادث كبند مستقل في الحسابات، لكنهما يفسران كثيرا من الأرقام الأخرى. فالمركبة كثيرة الصيانة وكثيرة التوقف تخبرك غالبا بشيء عن عمرها أو مسارها أو سائقها.
من يتحمل كل تكلفة؟
الإجابة تتوقف على الملكية. في المركبة المستأجرة يغطي المؤجر غالبا بعض الصيانة، فيحتاج كل سجل إلى جهة تحمل صريحة. وفي المركبة المملوكة لا مؤجر، فيكون الاختيار بين شركتك والسائق، ويجب أن يتبع سياسة مكتوبة.
قاعدتان تمنعان معظم الالتباس. الأولى: حدد إعدادا افتراضيا على مستوى الشركة للمركبات المملوكة، مع إمكانية استثناء مركبة بعينها. والثانية: لا تترك جهة التحمل فارغة أبدا. فعبارة «على السائقين» لا معنى لها إلا إذا سجلت كل مخالفة بهذه الصفة عند إدخالها.
كيف تتابع استهلاك الوقود بشكل صحيح؟
سجل قراءة العداد في كل تعبئة مع اللترات وسعر اللتر. دون العداد لا تخبرك سجلات الوقود إلا بالمبلغ المصروف. ومعه ترى المسافة بين تعبئتين واستهلاك المركبة بالكيلومتر لكل لتر، وتقارن بين المركبات من النوع نفسه.
ثلاث عادات تحافظ على موثوقية بيانات الوقود:
- قراءة العداد لا تعود إلى الوراء. القراءة الأقل من التعبئة السابقة خطأ إدخال أو علامة على أن الفاتورة لمركبة أخرى.
- احفظ الفاتورة مع السجل. صورة الفاتورة أو ملف PDF يجيب عن الأسئلة بعد أشهر.
- استخدم المتوسط المرجح للسعر. تكلفة الشهر مقسومة على لتراته تعطي متوسطا عادلا لسعر اللتر، أما المتوسط البسيط للأسعار فيعطي التعبئات الصغيرة وزنا أكبر من حقها.
كيف تلتزم بمواعيد الصيانة؟
أعط كل عمل دوري، مثل تغيير الزيت أو فحص الفرامل، موعدا تاليا عند تسجيله. هذا الحقل وحده يحول قائمة الأعمال السابقة إلى جدول. وراجعه في أربع مجموعات:
| الحالة | المعنى | الإجراء |
|---|---|---|
| متأخرة | مضى موعد الصيانة التالية | احجز المركبة الآن |
| قريبة | الموعد اليوم أو خلال 30 يوما | خطط لها مع جدول السائق |
| مجدولة | الموعد بعد أكثر من 30 يوما | لا إجراء بعد |
| تمت لاحقا | سجلت صيانة أحدث من النوع نفسه | الموعد القديم لم يعد يحتسب |
لإغلاق صيانة متأخرة سجل صيانة جديدة من النوع نفسه للمركبة. ولا تحذف السجل القديم ولا تعدله: فتاريخه هو ما يبين كم مرة تحتاج المركبة إلى الإصلاح.
كيف تحمل المخالفات المرورية؟
تصدر المخالفة على المركبة، لكن قرار التكلفة يخص شخصا. سجل كل مخالفة برقمها وتاريخها ووقتها والمركبة والسائق في تلك اللحظة والمبلغ وجهة التحمل. وإذا وصلت المخالفة بعد أسابيع، فسجل التسليم هو ما يخبرك من كان يستلم المركبة يومها؛ نشرح ذلك في مقال تسليم المركبات ومساءلة السائقين.
أما خصم المخالفة من راتب الموظف فيحكمه عقد العمل والسياسة الداخلية ونظام العمل المطبق لديك، فراجع الموارد البشرية والمستشار القانوني قبل اعتماد أي قاعدة. ومهمة السجل أن يقدم الوقائع: ماذا حدث، ومتى، ومن كان يقود.
أين تتسرب تكاليف الأسطول عادة؟
حين تبدو الإجماليات غير منطقية فالسبب نادرا ما يكون احتيالا. غالبا ما يكون واحدة من فجوات التسجيل التي تتكرر في الأساطيل:
- وقود دون سائق. تسجل التعبئات على المركبة وحدها، فلا يمكن ربط الاستهلاك غير المعتاد بشخص أو وردية.
- إصلاح يدفع مرتين. عمل كان يجب أن يتحمله المؤجر تدفعه شركتك لأن جهة التحمل لم تحدد.
- مخالفات لا تسترد. مخالفة على السائق تسجل تكلفة على الشركة لأنها وصلت بعد أن انتقل السائق إلى مركبة أخرى.
- حوادث دون توقف. يسجل الحادث ولا تسجل أيام خروج المركبة من الخدمة، فتدفع فاتورة الإيجار كاملة.
- تكاليف على المشروع الخطأ. انتقلت المركبة إلى مشروع آخر، وبقيت سجلاتها تحت المشروع القديم.
وعلاج هذه الفجوات كلها واحد: سجل لكل حدث، مربوط بالمركبة والسائق والتاريخ وجهة التحمل.
ما التقارير التي تجيب عن أسئلة التكلفة؟
كل سؤال يحتاج إلى زاوية مختلفة من السجلات نفسها:
- «كم تكلفنا هذه المركبة؟» صفحة المركبة نفسها، بإجمالي الصيانة والوقود والمخالفات.
- «أين تذهب أموال الصيانة؟» تقرير صيانة حسب المركبة والنوع والسائق والفترة، مع صف إجمالي وجهة تحمل كل تكلفة.
- «كم ندين لكل شركة تأجير؟» ملخص الفواتير الشهرية، ومعه صيانة الشهر ومخالفاته لكل شركة.
- «هل يرتفع الإنفاق على الوقود؟» تكلفة الوقود الشهرية خلال السنة الأخيرة، ولترات الشهر ومتوسط سعره.
صدر هذه التقارير إلى Excel حين تحتاجها المالية، وتأكد أن التصدير يضم كل الصفوف المفلترة لا الصفحة الظاهرة فقط.
كيف يتتبع نظام إليفا تكاليف كل مركبة؟
في نظام إدارة الأسطول من إليفا، تسجل في كل تعبئة وقود المركبة والسائق والتاريخ وقراءة العداد واللترات وسعر اللتر، ويحسب الإجمالي تلقائيا، وتعرض التفاصيل التعبئة السابقة والمسافة منذها والكيلومترات لكل لتر. ولا يمكن أن تقل قراءة العداد عن التعبئة السابقة أو تزيد على التالية، وتحفظ الفاتورة مع السجل بشكل خاص. وتعرض قائمة الوقود تكلفة الشهر ولتراته ومتوسط سعر اللتر وعدد التعبئات.
وعند إضافة صيانة تختار النوع وتدخل التكلفة وموعد الصيانة التالية وترفق الملف. وفي المركبة المستأجرة تختار جهة التحمل: شركة التأجير أو شركتنا أو السائق. أما في المملوكة فيذكر النموذج الجهة من إعداد المركبة نفسها أو من الإعداد الافتراضي في إعدادات النظام. وتتبع المخالفات القاعدة نفسها، وتجمع قائمة المخالفات المبلغ المحمل على السائقين هذه السنة.
ويجمع تقرير الصيانة التكلفة حسب المركبة والسائق والنوع والفترة مع عمود لمن تحملها، وتعرض صفحة المركبة إجمالي الصيانة والوقود والمخالفات لتلك المركبة. وترسم لوحة التحكم تكلفة الوقود الشهرية وتكلفة الصيانة حسب النوع لآخر 12 شهرا.
الخلاصة
تتبع تكاليف الأسطول لكل مركبة يعود إلى أربعة حقول يسهل تجاوزها: قراءة العداد في كل تعبئة، والموعد التالي لكل صيانة دورية، والسائق في كل مخالفة، وجهة التحمل في كل تكلفة. املأها في كل مرة، فتبدأ الإجماليات بالإجابة عن أسئلتك. وللقائمة الكاملة لما يجب أن يقدمه نظام الأسطول اقرأ دليل اختيار برنامج إدارة الأسطول، أو اطلع على نظام إدارة الأسطول، أو تواصل معنا.
جرب نظام إدارة الأسطول بنفسك: النسخة التجريبية ببيانات تجريبية، ودليل الاستخدام خطوة بخطوة. يباع النظام برخصة مرة واحدة او اشتراك سنوي ثابت مع نسبة صيانة سنوية، ويركب على خادم شركتك بدون رسوم على كل مركبة. اطلب عرض توضيحي من صفحة النظام.